TOIMINTASUUNITELMA 2023

Julkaistu: maanantaina 25. syyskuuta 2023

TOIMINTASUUNNITELMA 2023 JOHDANTO Vuonna 2023 ylläpidetään ja kehitetään Serverin jäsenistölle järjestämiä palveluita. Palveluiden parantamiseksi ja Serverin talouden ylläpitämiseksi pyritään rahoitusta toiminnalle kehittämään muun muassa solmimalla yhteistyösopimuksia yritysten kanssa. Jäsenistölle järjestettävät tapahtumat pyritään osittain pitämään maksuttomina ja jäsenistön ulkopuolisilta perittävät maksut pyritään pitämään pienenä. Tulevana vuonna edellisten toimikausien projekteja on tarkoitus viedä eteenpäin. Tähän kuuluu muun muassa yritysyhteistyön vakiinnuttaminen ja laajentaminen. Yhteistyötä TKT-laitoksen ja samalla koko tiedekunnan kesken pyritään parantamaan ja vakinaistamaan laitosjohdon ja tiedekunnan tapaamisten merkeissä. Hallituksen ulkopuolisen jäsenistön ottamista mukaan tapahtumien järjestämiseen pyritään parantamaan, jotta koko jäsenistö pysyisi aktiivisena. HALLITUSTOIMINTA Järjestäytymiskokouksessaan hallitus päättää hallituslaisten vastuualueet siten, että jokainen hallituksen jäsen on motivoitunut omasta sektoristaan. Tehtävänjaon tulee olla selkeä. Hallitus jatkaa aktiivista tietojenkirjaustaan säilyttämällä virallisia asiakirjoja niin, että ne säilyvät myös tuleville kausille. Muuta tietoa kirjataan HallitusPilveen, mistä ne helposti selviävät tulevien vuosien hallituslaisille. Hallitus varmistaa, että kaikilla hallituksen jäsenillä on tarvittaessa pääsy kaikkiin hallituksen sähköisiin dokumentteihin, ellei niiden rajaamiseen ole riittävää perustetta. Järjestäytymiskokouksen jälkeen hallituksen tulee tiedottaa uusi kokoonpanonsa jäsenistölle, tietojenkäsittelytieteen laitokselle, ISYY:lle, muille ainejärjestöille sekä sisarainejärjestöille. Hallituksen kokoonpano päivitetään yhdistyksen kotisivuille. Puheenjohtaja ja sihteeri vastaavat tietojen päivittämisestä patentti- ja rekisterihallitukselle. Puheenjohtaja ja rahastonhoitaja vastaavat tietojen päivittämisestä pankille. Puheenjohtaja vastaa kevätkokouksen järjestelyistä ja katsoo, että vaaditut asiakirjat valmistellaan sääntöjen määräämällä tavalla. Puheenjohtaja on kevätkokouksen asiakirjojen osalta yhteydessä edellisvuoden hallitukseen sekä toiminnantarkastajiin. Hallitus työstää vuoden 2023 puheenjohtajan johdolla kevyen kokouskäytäntökoulutuksen ja infopaketin, jotta hallituksen kokoukset saadaan sujumaan tehokkaammin, päätösvaltaisesti ja hyvän kokouskäytännön mukaan. Hallituksen jäseniä kannustetaan osallistumaan ISYY:n järjestämään järjestökoulutukseen. Syyskokouksen jälkeen valittavalle uudelle hallitukselle järjestetään yhdessä istuvan hallituksen kanssa hallituksenvaihtajaiset, jossa seuraavan vuoden toimijoille siirretään tieto yhdistyksen nykytilasta ja toiminnasta. Hallituksen kokouspöytäkirjoissa edellytetään hyvää asiakirjakäytäntöä ja pöytäkirjojen ulkoasuun tulee kiinnittää huomiota. Tietosuojan takia arkaluontoiset seikat poistetaan julkaistavista versioista. Hallituksen on seurattava myös jäsenistön mietteitä yhdistystoiminnasta ja otettava jäsenistön toiveet huomioon toiminnan kehittämisessä esimerkiksi erilaisten kyselyiden avulla. Hallitus järjestää jokaiselle hallituksen jäsenelle pääsyn jäsenistölle myytävään ja jaettavaan materiaaliin, kuten ainejärjestöpaitoihin ja haalarimerkkeihin, sekä tarvittaessa täydentää em. materiaalien varastoja sen mukaan, kun se on mahdollista. Hallituksen sihteeri ylläpitää jäsenrekisteriä. Uudet jäsenet hyväksytään hallituksen kokouksissa ja lisätään sekä rekisteriin että sähköpostilistalle. Jäsenrekisterin muuttamisen prosessista on tehtävä selkeä ohjeistus ja dokumentaatio, että jäsenrekisteriä on helppo ylläpitää myös jatkossa. Hallitus nimittää pyydettäessä opiskelijaedustajia jäsenistön keskuudesta työryhmiin ja toimielimiin. Serverin nimittämät edustajat pitävät yhteyttä hallitukseen, erityisesti opetukseen ja opiskelijoihin liittyvissä asioissa. Puheenjohtaja vahvistaa heti vuodenvaihteen jälkeen, että uudelle hallitukselle asetetaan pääsy Serverin tiedostoihin ja vanhan hallituksen oikeudet poistetaan. Puheenjohtaja huolehtii myös hallituslaisten lisäämisen serverit-käyttäjäryhmään. Puheenjohtaja vaihtaa Serverin omistamien numerolukkojen koodi. Uudet koodit ja salasanat tiedotetaan asianmukaisesti hallitukselle. Serverin hallitus huolehtii ainejärjestöhuoneen (Serverin Kopin) siisteydestä ja pyrkii ylläpitämään viihtyvyyttä siellä. Serveri hyödyntää nykyisiä ja luo uusia toimikuntia tarpeen vaatiessa. Nykyistä järjestelmätoimikuntaa jatketaan ja sen vetämisen vastuussa on ylläpitovastaava. Tapahtumille luodaan oma uusi toimikunta vuoden alussa, mikäli siihen löytyy kiinnostusta ja tekijöitä jäsenistön keskuudesta. Tapahtumavastaava(t) vastaa tapahtumatoimikunnasta. Toimikuntien säännöistä ja toimintatavoista vastaa hallitus. TOIMINTA Serveri järjestää vuonna 2023 muiden vuosien tapaisesti erilaisia vapaa-ajan tapahtumia, kuten liikuntaa lajikokeilujen muodossa, sekä erilaisia opiskelijajuhlia itsenäisesti, sekä muiden ainejärjestöjen kera poikkitieteellisyyttä edistäen. Hallitus hankkii syksyllä uusille opiskelijoille haalarit. Hallitus tilaa yhdistykselle myyntiin uusia haalarimerkkejä vuonna 2023 uuden haalarimerkkikilpailun järjestämisen myötä. Hallitus tilaa myös uusia ainejärjestöpaitoja ja muita tuotteita jäsenistölle heti alkuvuoden aikana. Lisäksi hallitus voi alkaa työstämään mahdollisen työryhmän kera Serverin ikiomaa laulukirjaa vuoden 2023 aikana, jota koitettiin alustaa jo vuonna 2022. Hallitus tarkastelee vuoden 2024 toimintasuunnitelmaa hyvissä ajoin niin, että voidaan varmistua siitä, että toimintasuunnitelma vastaa tarkoitustaan ja on ajan tasalla. Hallitus antaa jäsenistölle mahdollisuuden jättää kommentteja toimintasuunnitelmaa koskien hyvissä ajoin ennen 2023 syyskokousta. Hallitus huomioi jäsenistön määräajassa jättämät muutosehdotukset ja päivittää toimintasuunnitelmaa niiden pohjalta tarvittaessa. TAPAHTUMAT Tapahtumien vastuuhenkilöinä toimivat tapahtumavastaavat. Hallitus vastaa siitä, että vuoden tärkeimmät tapahtumat WappuDeBug, Tutustumisgrillit, Tutustumissaunat ja JouluBugi järjestetään. Muita perinteisiä tapahtumia ovat esimerkiksi Vuorilampiekskursio, Grillikauden avajaiset, ja Gradet. Muitakin tapahtumia pyritään järjestämään syksyn ja kevään aikana. Suurin osa tapahtumista pyritään pitämään maksuttomina, ellei järjestämisestä koidu isoja kuluja ja ainejärjestö tee tappiota. Yhteistyötä muiden ainejärjestöjen kanssa jatketaan osallistumalla yhteisten tapahtumien poikkitieteelliseen järjestämiseen aktiivisella otteella. Serveri ry pyrkii lisäksi vuoden 2023 aikana järjestämään IT-futiksen ja saamaan mahdollisimman paljon yritysjoukkueita mukaan. Hallitus järjestää lisäksi alkuvuodesta 2023 Socius ry:n kanssa vuosittaisen ”Talvisen TahkoXQ:n”, jonka alkujärjestelyt on jo aloitettu istuvan hallituksen toimesta. Lisäksi perinteinen IT-rekry tullaan järjestämään heti tammikuussa. LIIKUNTA Ainejärjestön rooli jäsenistön liikuntatoimen tukijana jatkuu vuonna 2023. Ainejärjestö jatkaa Sociuksen kanssa yhteisen liikuntavuoron hyödyntämistä ja markkinointia jäsenistölleen. Serveri pyrkii järjestämään lisää erilaisia lajikokeiluja jäsenistölleen. Pyritään myös järjestämään uudelleen ”Kolin vaellus”- tyylinen liikunnallinen reissu jäsenistölle. ALUMNITOIMINTA Vuonna 2023 Serveri pitää tiiviimmin yhteyttä ServeriAlumnit ry:n kanssa. Hallituksesta valitaan alumnivastaava. Pyritään lisäämään yhteistyötä jo valmistuneiden kanssa ja kehittämään esimerkiksi erilaisia diplomeja alumnien avustuksella. VARAINHANKINTA JA TALOUS Serverin tulot muodostuvat pääasiassa jäsenistön liittymismaksuista sekä sponsorituloista, joita saadaan haalarimyynnistä. Serveri pyrkii kehittämään yritysyhteistyötä ainejärjestölle kannattavammaksi solmimalla yhteistyösopimuksia yritysten kanssa, näin hankkien tuloja myös yrityksistä. Lisäksi yhdistyksen tuotteiden, kuten esimerkiksi haalarimerkkien myynti tuottaa yhdistykselle tuloa. Tuloilla pyritään kattamaan tapahtumien järjestämisistä aiheutuvia kuluja. Rahastonhoitajan tehtäviin kuuluu valvoa, että käteiskassan kirjanpitoa täytetään oikein ja käteiskassan kirjanpito on paikkansa pitävä. Tarvittaessa rahastonhoitaja vie käteiskassan rahat pankkitilille, jottei käteiskassassa säilytetä suuria määriä käteistä. Hallitus päättää järjestäytymiskokouksessa hallituksen tilinkäyttöoikeuksista. Uuden hallituksen puheenjohtajan vastuulla on, että tilinkäyttöoikeudet siirtyvät. Puheenjohtaja ja rahastonhoitaja, sekä mahdolliset muut hallituslaiset, joille tilinkäyttöoikeudet myönnetään, asioivat heti järjestäytymiskokouksen jälkeen pankissa muuttaen tilinkäyttöoikeudet hallituksen päätöksen mukaisiksi. Verkkopankin tunnukset siirretään pankissa rahastonhoitajan käyttöön. Samalla Serverille tilataan uusi pankkikortti ja vanha kuoletetaan. Rahastonhoitaja ja muut hallituslaiset tarkistavat säännöllisesti Serverin postilaatikon. Rahastonhoitaja maksaa siellä olevat laskut sekä huolehtii maksumääräyksien toimeenpanosta ajallaan. VIESTINTÄ Tiedotusvastaava hoitaa tiedottamisen yleisistä asioista ja Serverin toiminnasta jäsenistölle, muille ainejärjestöille ja muille tarvittaville tahoille. Tiedotusvastaava myös huolehtii, että Serverin verkkosivujen tiedot ovat ajan tasalla (etenkin tapahtumien ja uutisten osalta). Tiedotusvastaava vastaa myös Serverin Facebook-sivusta. Tapahtumavastaavat vastaavat Serverin tapahtumista tiedottamisesta Instagramissa, Telegramissa, Facebookissa ja Kide.appissa. Tapahtumista pyritään tiedottamaan jäsenistölle ja muille tarpeellisille tahoille kaksi viikkoa, mutta vähintään viikkoa ennen tapahtuman ajankohtaa Serverin viralliselle Telegram tiedotuskanavalle. Tapahtumista muistutetaan servereitä vielä vähän ennen tapahtumaa. Isommista tapahtumista voidaan tiedottaa myös ISYYn Wiikko-Ärsykkeessä. Tapahtumavastaavat toimivat yhteistyössä tiedotusvastaavan ja muiden sektorien kanssa ja koordinoivat tapahtumien lisäämisen mahdolliseen muuhun viestintään. Tärkeimmistä tapahtumista tiedotetaan muiden ainejärjestöjen tiedotusvastaaville. Viestintä pyritään pitämään tasaisen aktiivisena, sekä Telegramissa, että Instagramissa, mutta myös Serverin kotisivuilla. Hallitus vastaa, että ISYYn kautta tuleva tiedotus saavuttaa jäsenistön. VUOSIJUHLAT Serveri järjestää perinteisesti vuosijuhlansa aina viiden vuoden välein, ja se ei järjestä vuonna 2023 vuosijuhlia. Vuosijuhlien järjestämisvälistä voidaan silti käydä keskustelu, jos juhlia koetaan tarpeelliseksi järjestää useammin kuin kerran viidessä vuodessa. EDUNVALVONTA Edunvalvontaa suoritetaan koulutus- ja sosiaalipolitiikan muodossa. Edunvalvontaa jatketaan aktiivisesti ja toimintaa pyritään kehittämään vastaamaan tämänhetkisiä tarpeita paremmin. Hallitukseen nimetään häirintäyhdyshenkilö, johon jäsenistö voi olla yhteydessä opiskelijoiden tai opiskelijan ja henkilökunnan välisissä häirintätilanteissa sekä tilanteissa, joissa yhdenvertaisuus ei toteudu. Edunvalvontasektori osallistuu yliopiston laajuiseen poikkitieteelliseen toimintaan, kuten ylioppilaskunnan järjestämiin edunvalvojien tapaamisiin. Edunvalvontasektori ylläpitää tiivistä keskusteluyhteyttä laitoksen sekä yliopiston suuntaan sekä pyrkii toiminnallaan aktiivisesti kehittämään laitoksemme tarjoamaa opetusta. KOULUTUSPOLITIIKKA Hallitus jatkaa edellisvuosina aloitettuja koulutuspoliittisia linjoja. Hallitus noudattaa vuonna 2012 syyskokouksen hyväksymää koulutuspoliittista strategiaa, ellei tarvetta muutoksille ilmene vuoden 2023 aikana. Hallituksessa edistetään ainejärjestön koulutuspoliittisia tavoitteita muun muassa keräämällä kurssipalautetta jäsenistöltä jokaisen periodin jälkeen, kokoustamalla laitosjohdon ja opetushenkilökunnan kanssa säännöllisesti, vaikuttamalla koulutuksen sisältöön työelämäkeskeisesti sekä yhteistyöllä eri toimijoiden, kuten sisarjärjestön Skriptin ja ylioppilaskunnan kanssa. Hallitus edistää kurssien kehittämistä sekä puuttuu mahdollisiin ongelmatilanteisiin ripeästi oikeasuhtaisin keinoin. Vappuna hallitus palkitsee vuoden luennoitsijan, jonka jäsenistö äänestää. SOSIAALIPOLITIIKKA Hallitus valitsee tuutorit yhdessä laitoksen kanssa. Hallitus järjestää tuutoreille oman koulutustapahtuman yliopiston koulutusten lisäksi. Pyritään vaikuttamaan syyskuun opetuksen aikataulutukseen siten, että 1. ja 2. vuosikurssin lukujärjestyksiin saadaan tarpeeksi vapaita aikoja tuutoroinnille. Hallitus avustaa tuutoreita tuutoroinnin suunnittelussa ja järjestää tarvittaessa tuutoriryhmille ammattijärjestö- ja ainejärjestöesittelyitä. Hallitus edistää ainejärjestön toimintaa yhdenvertaisemmaksi. Hallitus pyrkii edistämään opiskelijoiden hyvinvointia ja yhteisöllisyyttä muun muassa viestinnän, tapahtumien sekä tilannetta kartoittavien kyselyiden muodossa. Yhteistyötä muiden tahojen, kuten ylioppilaskunnan kanssa tiivistetään yhteisöllisyyden ja hyvinvoinnin tukemiseksi. OPISKELIJAREKRYTOINTI Hallitus osallistuu yhteistyössä laitoksen kanssa Hae Yliopistoon-päivien järjestämiseen. Hallitus järjestää pyydettäessä lukioihin tietokäsittelytieteen esittelyjä abeille. Hallitus osallistuu yhdessä laitoksen kanssa mahdollisiin rekrytointihankkeisiin, mikäli laitos niitä toteuttaa. KANSAINVÄLISYYS Kuopion kampuksella on jälleen enemmän vaihto-opiskelijoita tietojenkäsittelytieteellä ja Serveri ry pyrkii tukemaan heidän opiskeluaan ja orientoitumista Suomessa. Serveri ottaa kv-opiskelijat huomioon tapahtumissaan ja toiminnassaan. Serveri pyrkii edistämään myös suomenkielisten opiskelijoidensa kansainvälisyyttä järjestämällä toimintaa esimerkiksi ESN Kuopion kanssa. YRITYSYHTEISTYÖ Vuonna 2023 Serveri jatkaa yritysyhteistyötään vanhojen kontaktien kanssa sekä pyrkii löytämään uusia yritysyhteistyökumppaneita. Rekrytointiyritysten kanssa solmitaan yhteistyösopimuksia viestien edelleen lähetykseen liittyen. Haalareiden hankintaan liittyvää yritysyhteistyötä pyritään tehostamaan hankkimalla haalarisponsoreita aktiivisemmin ja solmimaan pidempiaikaisempia sopimuksia (kahden vuoden) myös tulevien vuosikurssien haalarien hankinnan helpottamiseksi. IT-Futiksen markkinointi aloitetaan hyvissä ajoin ja houkutellaan yrityksiä osallistumaan. Samalla yrityksiä pyritään saamaan aiempaa aktiivisemmin mukaan erilaisiin tapahtumiin, kuten saunailtoihin.